Megtérül-e, és ha igen, hogyan egy üzemeltetést támogató szoftver?

1328
Fekete Attila fejlesztési vezető, fiREG

Az üzemeltetés, mint kötelezettség önmagában hasznot nem termel, ugyanakkor munkát jelent, költséget képez egy-egy vállalat, intézmény esetében. Megtérülhet-e, és ha igen, hogyan, ha a költségeket még munkánkat segítő szoftver díjával is növeljük?

Írásunkban kifejezetten a tűzvédelmi rendszerek üzemeltetése szempontjából közelítjük meg a témát, azonban analógiaként a további üzemeltetési területekre is bizonyára átfordítható, értelmezhető.

Üzemeltetőként számos kötelezettségnek eleget kell tennünk:

  • Jogszabályok, hatósági követelmények
  • Biztosítói elvárások
  • Vevői követelmények, vevői auditok
  • “Szabadon választott” auditok, szabványkövetések
  • Belső vállalati követelmények, önellenőrzések stb.

Mit mondanak a terület vezetői?

Mint az elmúlt 2 évben több mint 300 EHS területen dolgozó szakembertől megtudtuk, nem csak az a probléma, hogy sok a feladat. Ennél is több a feladatokkal járó adminisztrációs teher. Nyomtatványok, adatközlések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek stb.

EHS vezetők, EHS koordinátorok körében frissen végzett felmérésünk szerint a vállalatok tűzvédelemmel megbízott munkatársainak 65%-a precízebb nyilvántartásokra törekszik, ugyanakkor 30%-uk időhiánnyal, újabb 32%-uk a túl sok dokumentálási kötelezettséggel magyarázza, hogy ez nem tud teljesülni.

Érdekes adat továbbá, hogy a válaszadók 42%-a jelezte, hogy nehezen bírja követni a jogszabályi változásokat. A kitöltők 45%-a papírmentesítené amit csak lehet a tűzvédelem kapcsán is. Mindeközben 18% úgy nyilatkozik, hogy a hatóság tőle papíron kéri a nyilvántartásokat. Mivel 2020. januári OTSZ 5.2 (3 éve!) már lehetővé teszi a papírmentes nyilvántartások vezetését és teret adott az ún. Elektronikusan vezetett Üzemeltetési Naplónak (EÜN), ez a jövőben egyre kevésbé lesz akadály.

De vajon miből számolhatunk megtérülést, van rá forrás egyáltalán?

Az üzemeltetés – mivel bevételt jellemzően nem termel – csak a költségei csökkentésével tud pénzügyileg jobb eredményt felmutatni. Az új technológiák, digitalizáció, szoftverek használata elsősorban nyilvánvalóan további kiadást jelentek. Mivel ezen a területen a munkatársak tervgazdálkodás jelleggel költségvetésből működnek, nehéz egy-egy beruházást működési éven belül megvalósítani, ezeket rendszerint előre tervezik. Nagyobb léptékű fejlesztés esetén mindenképpen, de tapasztalható, hogy kisebb beruházások sem tudnak megvalósulni a vállalatok bürokratikus rendszere miatt. (Hiába, a vállalati sztenderdektől, szabványra épített folyamatoktól a beszerzés sem térhet el adhoc jelleggel.)
Tapasztalataink szerint ugyanakkor érezhető rugalmasság abban az esetben, ha a büdzséhez mérten elenyésző fejlesztésről van szó. A digitális megoldások, szoftverek világa sok esetben ilyen. Mára inkább fogékonyság, innovációs szándék szükséges, mint anyagiak.

Számolható-e megtérülés büntetések elkerülésének arányosításával?

Nehezen kimutatható, főleg forintálisan, hogy megtérül egy olyan szolgáltatás, amely a szabályoknak, jogszabályoknak való megfelelést segíti.
Lehet-e azzal számolni például, hogy kevesebb büntetés várható, mert a felelős átláthatóbb rendszerben végzi a feladatait? Megosztó válaszok születnek a kérdésre, teljesen érthető módon. Nem mindenki vállalja, hogy ezt az ígéretet teszi a vezetőjének “cserébe” egy új technológiára kapott büdzséért cserébe, hiszen attól, hogy átláthatóbb, hatékonyabb egy nyilvántartás, még nem biztos, hogy a kötelező feladatokat az arra hivatott munkatársak kellő precizitással végzik el. Azonban biztató, hogy a fent említett felmérés válaszadóinak 25%-a nagyobb kontrollt szeretne szerezni az üzemeltetési feladatok ellátására, és ezért 43%-uk hajlandó új technológiát alkalmazni.

Tudunk olyan vállalatokról, ahol napokra leállt a termelés azért, mert a vevői auditor rendellenességet, a minőségi rendszertől elvárt jelentős eltérést tapasztalt. Vajon jól jött volna ebben az esetben egy digitális megoldás, ami figyelmezteti a felelősöket a kötelező karbantartási feladataikról időben? Talán sokkal olcsóbb lett volna egy egyszerű belső automatizmus, semmint egy szigorú auditor azonnali “megállj!” parancsa. Nyilván ezt követően már másképp gondolkodik az üzemeltető, de érdemes ezeket a kellemetlen, adott esetben sok pénzbe kerülő kiadásokat felkészültséggel elkerülni.

Jók között a legjobbnak lenni

Kimutatható-e megtérülésként, ha a kötelező ellenőrzések, auditok során kitűnőre értékelik a teljesítményünket? Ér-e valamit termelésben, gyártásban, ha az üzemeltetési terület nem csak átugorja a lécet, hanem adott esetben figyelemre méltó eredményt mutat fel? Vajon melyik beszállítót választja a vevő akkor, ha a sok elégséges közül választhat kitűnőt is?
A fiREG felmérése alapján elmondható, hogy a többség mára ezen a területen is többet akar, mint “megúszni” a feladatot. Természetesen nem a munkaidő kárára, de miért is tenne így, ha automatizmusok végeznek el helyette manuális, adminisztrációs folyamatokat? (Felméréseink szerint akár 20-50%-kal csökkenthető az adminisztrációra fordított idő a tűzvédelmi eszközök nyilvántartásában.)

Karbantartások, javítások, visszakereshetőség: elveszve a papírok között

Ugyancsak nehéz meghatározni mennyit ér megtérülés szempontjából egy feltárt hiba és kijavítása között eltelt idő.

Partnerünk beszámolója alapján korábban – több alvállalkozón keresztül – papíron vezettek tűzvédelmi karbantartásokat, ellenőrzéseket. Egy-egy hiba feltárásakor papír alapú dokumentációk készültek. Ezeket irodai munkatársak gépelték excel táblákba. Az excel táblákból a fővállalkozó újabb kimutatásokat készített, majd a megbízó elé tárta döntéshozatalra. A megrendelt karbantartások sok esetben a feltárástól számítva 1-1,5 akár 2 hónap múlva valósultak meg. Gondoljunk bele! 2 hónapig nem működőképesnek minősített tűzvédelmi berendezések voltak üzemben. Szerencsére sosem történt baj, nem részletezném, hogy anyagi, esetleg személyi sérülés esetén milyen problémákat okozhat mindez. Mára – a digitális megoldásnak köszönhetően – ezek az idők néhány napra csökkentek. 2 hónap helyett néhány nap a feltárástól az elhárításig. Megtérülésben kifejezhető mindez? Kevésbé.
Úgy látjuk, igenis az adott üzemeltetési terület vezetőjének felelőssége, hogy ilyen és hasonló innovációkat prezentáljon a döntéshozók felé. A döntéshozók felelőssége a lehetséges kár mértékéhez képest a szükséges modern biztonsági rendszerek bevezetésének támogatása.

Mennyit ér a pontosság az üzemeltetésben, nyilvántartásokban?

A megkérdezettek több, mint 70%-a számolt be arról, hogy egy-egy elfogadott nyilvántartás későbbi felülvizsgálata kapcsán hibát tapasztaltak. Ez óriási szám… Egy elírt azonosító, egy összecserélt megjegyzés mező, egy tévesen rögzített adat.

Számszerűsíthető-e, megtérülésnek nevezhető-e, ha egy nyilvántartás – a digitalizációt követően – nem szenved a papíralapú, kézzel írt, majd később sokszor értelmezésre alkalmatlan pontatlanságoktól? Kevésbé.
De mennyivel komfortosabbá, stresszmentesebbé válik egy munkakör, ha legalább ilyen szintű problémákkal nem kell már foglalkoznia és nem is találkozik már vele a jövőben.

Szabványok, sztenderdek, best practice (jól bevált) megoldások

Az alcím felsorolásában szereplő szavak mögött az a törekvés áll, hogy bizonyos tevékenységeket mindig a legjobb minőségben, kiszámítható módon szállítsunk. Nyilván számos előnnyel jár a szabványok követése, auditáltatása, sok esetben azonban muszájból, iparági, vevői nyomásra vezetik be ezeket. Bizony, akár költséges is tud lenni.

Félretéve a kötelezőséget, sok esetben hasznunkra lehetnek ezek a szabványok, sztenderdek és bevált megoldások. Ugyanakkor a téma alapos körüljárása után elmondható, hogy az elektronikus tűzvédelmi nyilvántartások szabványosításának nem sok értelme volna, hiszen jól keretbe foglalják a jogszabályok és a TvMI-k, azonban sztenderddé válása jó úton jár.

Biztosak lehetünk abban, hogy nehéz feladat elé nézünk, ha az üzemeltetésben, különösen a nyilvántartások hatékonyságában végrehajtott fejlesztésekben megtérülést keresünk. Azonban érdemes mérlegelni a fentieket és tájékozódni, hiszen sokszor még csak “beruházásnak” sem nevezhető megoldások jelentenek kiutat a mindennapokból.

 

Forrás: fiREG