Facility management hibalehetőségek – erre figyeljen

127

A facility management rendkívül összetett tevékenység, amely az utóbbi évek folyamatos hazai és nemzetközi változásainak köszönhetően egyre csak bővülni látszik. Mint ahogyan más területen, a facility managementben is előfordulhatnak hibalehetőségek még a kellő tapasztalat, szakértelem és a legnagyobb körültekintés ellenére is. Ezek a hibák az ingatlangazdálkodás több területére is kihatnak, és rosszabb esetben akár az üzemeltetés profitabilitását is veszélyeztethetik. Szerencsére az ingatlangazdálkodás fejlődését az azt támogató rendszerek és szoftverek is követik, segítve a szakemberek hatékonyabb munkavégzését.

Az alábbi cikkünkben ezt a témát járjuk körbe. Megtudhatja, hogy:

  • Melyek a leggyakoribb vagyongazdálkodási hibalehetőségek?
  • Mit tehetnek a szakemberek, hogy minimalizálják ezeket?
  • Hogyan segíthet egy modern facility management software a hibák kiküszöbölésében?

Kezdjük is az egyik leggyakoribb hibalehetőséggel!

Meghibásodások kezelése

Meghibásodások a legkörültekintőbb facility management esetén is előfordulhatnak. A hibák lassú feldolgozása és elavult módszerekkel való kezelése gyakori probléma lehet a működtetésben. A bonyolult bejelentési folyamat, az akadozó kommunikáció és a nem visszakövethető javítási előzmények csak néhány azok közül a problémák közül, amelyek akadályozzák a hatékony hibaelhárítást.

Egy modern facility management software egy olyan online felületet biztosít, amelyen a  karbantartásért felelős munkatárs egyszerűen és gyorsan bejelentheti a hibát. A rendszer nem csak a meghibásodás bejelentésére, de a további lépésekre, azaz a javítás tervezésére, a jóváhagyásra, sőt a munkalapkezelésre is lehetőséget biztosít. Segítségével nem csak a hibaelhárítási folyamat lesz gyorsabb és hatékonyabb, de minden információ könnyen nyomon követhetővé és visszakereshetővé válik.

Ingatlanportfólió kihasználása

Az optimális és megtérülő vagyongazdálkodás elengedhetetlen feltétele, hogy a facility manager tisztában legyen a teljes ingatlanállománnyal és a kapcsolódó ingóságok információival. Gyakran előfordul, hogy a szakemberek elavult adatbázisokból dolgoznak, amelyek nem kerültek frissítésre egy-egy felújítás vagy átalakítás után, így nem a valós területtel kalkulálnak annak kiadásakor. Ezzel nem csak pénzt veszítenek, de egy esetleges hatósági ellenőrzés esetén büntetést is kockáztatnak.

Ma már a szakemberek rendelkezésére áll olyan modern facility management software, amely két részből álló, effektív megoldást nyújt ennek a hibalehetőségnek az elkerülésében. Az első lépés, hogy az épületekből grafikus 2D vagy 3D BIM (Building Information Modelling) állományok készülnek. Ezekből egy innovatív adatbáziskezelő alfanumerikussá alakított, szerkeszthető adathalmazt készít. A software ezt követően részletes és pontos információt nyújt a facility managerek számára a teljes ingatlanállományról, ezzel is segítve a hatékony és hibamentes munkavégzést.

Időmenedzsment és hatékonyság

Egy 2019-es nemzetközi felmérés alapján egy átlagos munkavállaló körülbelül 1,9 órát tölt el naponta azzal, hogy összegyűjtse a munkájához szükséges információt. Ez hetente átlagosan 9,3 órát jelent. Mint ahogyan más szektorban, facility managementben is előfordul az a hiba, hogy a munkavégzéshez szükséges adatokat és információkat a legkülönbözőbb helyeken tárolják és ritkán frissítik, ami az imént említett probléma fő okozója.

Azok a vagyongazdálkodási szakemberek, akik facility management software segítségével dolgoznak, kiküszöbölhetik ezt a hibalehetőséget. A rendszer egy könnyen és gyorsan átlátható, felhasználóbarát műszerfalat biztosít számukra, amely segít a folyamatok valós időben történő nyomon követésében és a szolgáltatási szint mérésében. Emellett pedig a munkájukhoz szükséges valamennyi adatot, fájlt és nyilvántartást egy helyen tárolhatnak és kezelhetnek:

  • Bérlő- és dokumentumkezelés: valamennyi műszaki és jogi dokumentum, szerződés, kapcsolattartási adat, sőt akár fényképek, tulajdoni lapok és helyszínrajzok.
  • Területgazdálkodás: a teljes ingatlanállománnyal és ingóságokkal kapcsolatos adatok.
  • A több telephellyel és ingatlannal rendelkező facility management vállalatok számára is lehetővé teszi az egységes adatnyilvántartást és megjelenítést, valamint azok egyszerű lekérdezését és kezelését is.

Karbantartások tervezése

A karbantartási munkálatok, az üzemeltetési feladatok, valamint az ezekhez kapcsolódó erőforrás-menedzsment és munkalapkezelés szintén egy olyan terület, ahol gyakran előfordulhatnak hibák. Az előírt felülvizsgálatok elmulasztása, illetve a késedelmes, vagy nem megfelelő minőségű alvállalkozói vagy szolgáltatói teljesítés jelentős problémát okozhatnak.

Szerencsére már erre is van megoldás. A szakemberek a facility management software segítségével digitálisan menedzselhetik és naprakészen tarthatják a karbantartási feladatokat és folyamatokat. A software előtere tervezhetővé teszi a munkálatokat, hiszen egyértelműen jelzi, hogy melyik karbantartási feladatnak mikor jön el az ideje, ahogyan azt is, hogy épp milyen munkálatok zajlanak. Segítségével a kollégák és szolgáltatók munkaszervezése egyszerűbb, mint valaha.

A rendszerrel digitalizálhatóak a szigorú, folyamatos sorszámozású munkalapok, így könnyedén visszakereshetővé, elszámolhatóvá és csoportosíthatóvá válnak. Ezzel nem csak a facility managerek, de a pénzügy számára is megkönnyítik a munkát és lecsökkentik a hibák lehetőségét.

Összegzés

Az ingatlangazdálkodás egy rendkívül összetett és nagy felelősséggel járó munka, amelyben számtalan hibalehetőség rejtőzik. A technológia fejlődésének és a digitalizációnak köszönhetően azonban ezeknek a hibáknak a nagy része ma már elkerülhető. A facility management szoftverek természetesen nem csak a hibák elkerülésére szolgálnak, hanem széles körű megoldást nyújtanak a szakemberek számára munkájuk számos területén. A digitális létesítménygazdálkodási rendszerek segítségével egyszerűbbé és hatékonyabbá válik az erőforrás menedzsment, átláthatóbbá válnak a feladatok és a folyamatok, sőt a gazdálkodás  is jövedelmezőbb lehet.

 

Forrás: newversion.hu